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2016,03,24
コラム

会議がメンバーの主体性を潰す ~会議に臨むスタンスとは~

会社で行われる会議、参加する立場の時、楽しいでしょうか。


今まで様々な会社で、会議に参加させていただいたこともあるのですが、
シーンとして、意見が言いづらい雰囲気である会議も多くありました。


また、研修プログラムでお会いした若手・中堅社員が、
「職場でこういったことを提言したい」「会議でもっと意志を発言したい」
というアクションプランを立てて、意気揚々と職場に戻ったのだが、、、
その後、お会いすると、全然上手くできませんでした、、、と意気消沈する姿を
何度か見てきました。



組織において、様々なものを進める上で、
物事を決めたり、認識を揃えたりするために、会議というものは重要です。


一方で、そういった決定や認識合わせの場において、
意見を言えなかったり、受身的に参加せざるを得なかったりすると、
その決定事項などに対して、主体的に行動することなどなかなかできません。



参加メンバーが、意見を言えて主体的な行動に繋がる会議と、
そうではなく、受身的にならざるをえない会議。


その両方があると感じますが、その差はいったい何なのかでしょうか。


会議の主催者という観点から見ても、様々な要因があると思いますが、
その1つとして、開催目的に関して、考えていきたいと思います。



以前、ある管理職のAさんが、研修プログラムを踏まえて、
マネジメントスタイルをかえると言って、職場に戻りました。


その後話をすると、
「チームで会議をする際、
会議で一方的に決定事項を落とすのではなく、
皆で意見を出す場を作るように変更したら
思ったよりも意見が出てとても良かった。
ただ、チームが一体感を持って前向きに行動し始めたかというと
そうではなく、それが上手くいかなくて困っている」と。



また、別の管理職のBさんは、
「チームのコミュニケーションを円滑にするために、
毎週ランチ会を開催するようにした。
しかし、私が頑張って開催はしているのだが、
全然、発言が少なく、自発性がないし、楽しい場でも無い」と。



何が原因なのでしょうか。


会議の開催目的が伝わっていないから?
そう思い確認して見ると、
Aさんは「○○を決定する会議」と伝えていると言い、
Bさんは「コミュニケーション機会の増加」と伝えていると言い、
開催目的は伝えていると言っています。


では、本質的には何が原因なのでしょうか。


Aさん、Bさんと対話を通じながら、
ただ開催目的を伝えるだけでは難しい実情が見て取れました。



前述のAさんに、
「なぜ、意見を出す場のスタイルにかえたいと思ったのですか?」
と問うと、「過去の○○な経験などから、
メンバーが自発的に意見を言い合い、一致団結を目指すチームを創りたいのだ」と。
では、「その背景は、部下である参加メンバーの方には伝えていますか?」と問うと
「それは伝えていない」と。


すなわち、どういうチーム(場)でありたいか、
という目指す状態に対する想いがありつつも、そこが伝わっていない
という状況でした。


また、Bさんに、
「そもそもBさんは、ランチ会を実施したいと思っていますか?」と問うと、
「したほうが良いと思って始めましたが、しなければならないになっています」と。


活気ある何でも言い合える信頼関係のあるチームを創りたい
と願っているBさんも、
ランチ会をするという手段が、しなければならないものになっており、
そもそも、最初にあった「したい」を見失っている状況でした。



会議自体の開催目的は伝えていることは多いと思います。


その上で、
参加しているメンバーで、どのようなチームや場を目指したいのか
という観点が明確で、かつ参加者に伝えているでしょうか。


また、その目指す状態に対して、
主催者である自分自身が、ポジティブに「そうしたい」と思っているでしょうか。


主催者自体が目指す方向にポジティブでなく、
主体的になっていない状況において、
参加メンバーに主体性を求めることは酷なことです。


主催者自体が、開催目的を超えて、
どのような状態にしたいのかを心から捉えているかどうか。


主催者のリーダーシップが、
メンバーの主体性やリーダーシップ発揮に大きく影響します。



面談スキルやコーチングスキルなどを習得し、
面談を通じて、メンバーの主体性を引き出そうと思っている
管理職の方は多くいます。


一方で、面談というものは、それほど頻繁に行うものではなく、
その面談機会以上に、会議というものが日々多く行われています。


面談で主体性を引き出そうとしても、会議でその主体性を潰している
そういった実態が多く見られる中で、


改めて、会議に臨む際、
参加しているメンバーと、どのようなチームや場を目指したいのかが明確であり、
また、主催者である自分自身が、ポジティブに「そうしたい」と思っているかという
スタンスはとても大事なものであると思っています。


上林



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